Animateur : Benjamin Nathan (Microsoft – Product & Solution Manager)
La suite est sortie en novembre 2006. Elle est construite autour de 4 scénarios d’usage d’entreprise :
- ECM : contenu (gestion documentaire, archivage, contenu Web, workflow et formulaires …)
- CC : communication et collaboration (messagerie, workflow …)
- BI : business intelligence (reporting, tableau de bord, portail …)
- La recherche : trouver l’information dans l’entreprise, qu’elle soit sur le poste du collaborateur, dans un portail, dans le système d’information
Dans cette vision, le travail collaboratif a une approche centrée sur le contexte d’usage : les services collaboratifs (gestion des droits, …) sont liés à l’infrastructure (windows server).
ECM : quels besoins ?
1. organisation du contenu (éviter la duplication des documents, faciliter la recherche …)
2. s’adapter au climat réglementaire, conformité aux lois, règles …
3. multiplicité des canaux de publication : une seule publication pour l’internet, l’extranet, l’intranet.
4. fluidification des échanges.
ECM : les écueils ?
- Coûts élevés de déploiement, qui le réservaient souvent à certains départements (finacier en particulier, au détriment des départements marketing)
- Adoption difficile par les utilisateurs
Approche de Microsoft
- Pas de verticalité (à l’inverse des suites destinées aux grands comptes comme Documentum ou Open Text)
- Banalisation à toutes les fonctions de l’entreprise
- Large choix de situation d’usage
- Intégration forte des composants
- Interopérabilité et extensibilité
Architecture fonctionnelle de la solution ECM de Microsoft :
- IHM : MsOffice, Navigateurs Web (Firefox et Safari sont supportés, en plus de IE), Applications Tierces
- Composants ECM : gestion documentaire, gestion d’enregistrement, gestion de contenu web, gestion de formulaire (tout repose sur le framework 2.2)
- Services unifiés : workflow, search, metedata, sécurity, policies, IRM
- Architecture de stockage unifiée
Concernant la notion de recherche en entreprise :
- Connecter les collaborateurs aux informations et aux experts, sous contrainte qu’en entreprise, tous les collaborateurs ne peuvent pas avoir accès à tous les documents (exemple : les fiches de paye, ou les échanges concernant les plans sociaux …) : il est donc indispensable d’indexer à la fois les contenu et les droits d’accès
- Indexer aussi le poste de travail des collaborateurs
- Indexer le contenu des messageries (du fait de la mauvaise habitude de chacun d’entre nous d’utiliser la messagerie comme outil de collaboration)
- Indexer le contenu des sites web (intra, inter, extra)
- Indexer le contenu des applications métier (exemple : recherche d’un client, tout le contenu de sa fiche, de ses commandes, des échanges … doit être accessible via le moteur de recherche, une connexion avec le CRM Oracle, Siebel … est donc indispensable)
- Enfin, selon différentes études, on sait que 50 à 80% des contenus restent dans la tête des collaborateurs : le challenge, comment mettre en place un annuaires d’experts ?
La solution de recherche de Microsoft : donner une expérience utilisateur intégrée :
- Sur le web : windows live search (et pourquoi pas Google …)
- Sur le poste de travail : vista et windows desktop search
- Sur le réseau de l’entreprise : share point server 2007
Les technologies Share Point Server en 2007 : la convergence, avec la fusion de SharePointServer 2005 et CMS 2002.
Retombée d’un investissement SharePoint 2007 :
- Collaboration : basée sur SharePoint Services, intégration/synchronisation avec Outlook 2007, flux RSS, wiki/blog …
- Portail : intégration plus profonde avec Windows SharePoint Services, gestion des profils (active directory, cross domain, extensible à tout annuaire LDAP), annuaire d’expertise, support de réseaux sociaux
Benjamin nous joue alors une démo sur ces deux aspects collaboratif/portail.
Tout repose sur le framework 2.0, ce qui permet d’utiliser aisément les master pages (custom du look & feel) et les webs parts (ce qu’on appelle portlets ailleurs ou module dans DotNetNuke).
Une référence ? microsoft.com depuis décembre 2006.
Exemple de la création d’un site collaboratif :
- Choix de la langue
- Choix du type de collaboration (site d’équipe, blog, wiki, …)
- Choix du modèle d’application (planning d’absence, suivi de bugs, gestion de salle de réunion …)
Objectif : en mode self-service, création de site pas les collaborateurs.
De nombreux modèles de bibliothèques sont fournis :
- Bibliothèques de document,
- De formulaires,
- De page wiki,
- D’images
- De gestion de traduction,
- De rapport,
- De connexion de données,
- De diapo ppt
Ensuite, on y ajoute ce que l’on veut :
- Annonces, news …
- Contacts,
- Forum
- Calendrier,
- Page web,
- Composant web part
- Paramètre RSS
- Enquête
- Enquête multi branche
- Etc… etc…
En gros, tout ce qui peut s’imaginer apparaître sur un site (portail, intra, inter …).
Un petit focus est apporté sur l’intégration avec PowerPoint 2007 : le principe de bibliothèque de slides permet de toujours trouver la dernière version mise à jour d’un document, y compris une modification automatique des diapos insérées dans d’autres présentations, après modification de la diapo source (intéressant quand on présente des chiffres…).
Un site existant peut aussi être enregistré comme modèle, et servir pour d’autres projets, d’autres équipes, à partir de la bibliothèque de sites.
Notion de MySite : le site du collaborateur permet de stocker les documents du collaborateur, son profil (comme dans les réseaux sociaux LinkedIn ou 6nergies), avec gestion du niveau d’accessibilité.
Gestion de contenu :
- Gestion documentaires : librairies évolutives, sécurité et suivi, plusieurs centaines de milliers de contenu supportés
- Workflow et approbation
- Stratégies et conformités
- Sans oublier la gestion du Web Content Management !
Gestion de recherche :
- Dans sa version standard : 500 000 documents maximum
- Dans Microsoft SharePoint Server (MOSS) + CAL : pas de limite
Autres nouveautés :
- Infopath est intégré dans SharePoint, il n’est plus nécessaire de l’installer sur chaque poste
- Services Excel : calcul des macros sur le serveur, seul le résultat est envoyé au navigateur et inséré dans la page (intéressant pour les calculs de marge, non ?)
Nouvelle démo concernant la gestion documentaire
- Versionning : mineure, majeure
- Combien de versions conservées
- Autoriser les utilisateurs aux brouillons
- Possibilité d’exiger l’extraction d’un document avant de le modifier (check in / check out comme dans Source Safe)
- Droits d’accès
- Droits numériques (IRM : information right management)
- Exemple : impression impossible, document qui ne peut pas sortir de l’entreprise
- Gestion d’audit très poussé d’une librairie : expiration, rétention
- Workflow : archivage, signature
- Activation des codes barres
Gestion de modèle de document : lors de la création d’un document, recherche des méta données et affichage d’un formulaire de saisie de ces méta données par le créateur du document :
- Déclenchement du workflow à partir du document (approbation, date limite, en série, en parallèle …)
- Définition de règles sur les modèles de document (en particulier la rétention, le workflow …)
Notion de corbeille réseau sur 3 niveaux (utilisateur, administrateur, site).
Le moteur de recherche.
- Il est dans toutes les interfaces
- Look & feel des résultats (web part, rien à coder)
- Alerte/abonnement à une recherche (mail ou RSS)
- Proposition de recherche sur mots clés ressemblant
- Onglet « people » : classement par éloignement des collaborateurs par rapport à celui qui cherche
- Recherche dans les données métiers : exemple, recherche sur un client. Si la recherche est reconnue comme une données métier « client », une page customisée présente le client, ses achats ? etc …, connections possibles avec tout CRM (chez Microsoft, a priori, c’est Siebel)
Les formulaires
- Par exemple, à destination d’un partenaire, via l’extranet
- Utilisation d’infopath pour designer le formulaire (rappel : infopath fonctionne en mode connecté et déconnecté)
- Puis publication sur le site SharePoint
Mes commentaires :
La technologie fait rêver ! Une application unique pour notre annuaire électronique, notre gestionnaire de documentation, la gestion de nos projets, petits et grands, nos plannings partagés, les macros excel de calcul de marge disponibles pour qui en a besoin, les congés, les formulaires de notes de frais, de demande de congés, sans compter ce pour quoi j’étais venu : le web content management. A réfléchir.
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