Suite de mes notes prises lors du séminaire d'architecture concernant la notion de portail.
Animateur : Stéphane Fusellier (Microsoft – Architecte Avant Vente)
Il faut au préalable rappeler quels sont, aujourd’hui, les enjeux de la gestion de contenu en entreprise. Nous assistons à une explosion du contenu numérique, un véritable défi pour les entreprises face aux problématiques de stockage et d’archivage d’une part, et de réglementation et du besoin de transparence et de traçage d’autre part (loi Sarbannes-Oaxley). Face à cette explosion des contenus, les DSI expriment à la fois un besoin fort en contrôle de volumes de plus en plus croissant d’informations structurées (bases de données, objets métiers) ou non structurées (documentation, emails, sites web, …) et un besoin élevé de rationalisation des plateformes de gestion de contenu, sur tous les niveaux, qu’ils soient intra, extra ou inter entreprises.
Face à ces enjeux primordiaux posés par la gestion de contenu, un certain nombre de facteurs clés de succès peuvent être mis en avant :
- d’abord, la gestion de contenu doit pouvoir être l’objet d’une adoption simple par les utilisateurs. Les DSI doivent être à même de les convaincre de la productivité, de l’efficacité des outils mis en place. Il est nécessaire de disposer d’outils de publication, de partage, de workflow, de validation simples et intégrés au poste de travail.
- une fois les outils mis en oeuvre, il faut que les utilisateurs soient entièrement indépendants des équipes de la DSI.
- pour la DSI, les conditions précédentes sont possibles à condition que les outils proposés soient intéropérables, ouverts, souples et construits sur des standards.
- au-delà, ces outils de gestion de contenu doivent bien entendu être évolutifs, afin de répondre aux besoins spécifiques de chacun, sachant que nous savons que ces besoins en gestion de contenu sont croissants et évoluent de plus en plus dans le temps.
- cela posé, il reste à définir des règles de gouvernance afin d’éviter ce que les spécialistes appèlent le « chao de l’intranet », c'est-à-dire le développement tentaculaire et non maîtrisé de contenu redondant, mal contrôlé, incohérent au sein des directions métiers, en dehors du système d’information. Il faut contrôler le contenu !
Pour répondre à l’ensemble de ces défis, Microsoft propose la technologie Share Point Server 2007, qui intègre quatre composants de gestion de contenu :
- gestion documentaire
- gestion des archives
- gestion de contenu web
- rationalisation de la conception de formulaires
sur la même plateforme de services unifiés :
- workflow
- moteur de recherche
- gestion des métadonnées
- règles de confidentialité, en particulier la gestion des ITM (Intellectual Right Management)
La gestion documentaire améliore, entre autre, le contrôle des mises à jour, en s’appuyant sur une sécurité fine, avec l’héritage des droits, en passant par la restitution de documents, l’extraction (deux utilisateurs ne peuvent pas modifier en même temps le même document) et l’archivage. D’autres fonctionnalités sont intéressantes, comme la gestion des templates, le référentiel de document, la bibliothèque de diapositives.
La gestion de document implique la catégorisation des documents. La gestion du type de contenu est native dans SPS : ce sont les métadonnées. Mais il faut aussi leur associer des règles, des workflows.
Un nouveau moteur de workflow, dans le framework .NET 3.0, permet à Share Point d’adresser un workflow complet, accessible sur le poste de travail au travers d’une grande palette d’outils : Outlook, Office, le navigateur, le Share Point Designer (successeur de FrontPage) pour les non développeurs et visual studio pour les développeurs.
Il reste à définir la stratégie de gestion de contenu, en particulier les règles d’expiration ou d’audit, la gestion d’étiquetage et de code barre : toutes ces fonctions standards sont extensibles, puisque tout l’ensemble repose sur le framework .Net.
En ce qui concerne le référentiel d’archivage, la technologie Share Point Server permet la tenue d’un coffre fort documentaire (tout simplement un site share point) à destination des services juridiques qui cherchent, gèlent, trient et des gestionnaires de contenu qui envoient, organisent, trient. Même les emails sont archivables ! Toutes ces technologies sont très Web, mais complètement intégrées à Office.
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